Mail merge Office programının 2000 versiyonundan beri var olan bir özellik. Kısaca bahsetmek gerekirse elinizde bir adres veritabanı var ve siz bu kiÅŸilere mail, faks(faks sadece 2000 de desteklenir)etiket yazdırma gibi iÅŸlemler yapmak istiyorsunuz ama bunlarla tek tek uÄŸraÅŸmak istemiyorsunuz. Günümüzde bu durum daha çok mail gönderimi yolu ile yapıldığı için mail merge iÅŸlemine deÄŸinmek istiyorum.

Belgenin Hazırlanması:

Word içerisinde bir belge oluÅŸturun. Bu belge örnekteki gibi diyelim ki SAYIN cümlesi ile baÅŸlıyor, sizde istiyorsunuz ki SAYIN kelimesinin yanına Outlook adres defterinizde ki kiÅŸilerinizin adı soyadı gelsin otomatik olarak.

Åžekil-1

Mail merge iÅŸlemine baÅŸlamak için Araçlar > Mektuplar ve postalar > Adres ve Mektup BirleÅŸtirmeyi seçiyoruz.

Åžekil-2

SaÄŸ tarafta mail merge iÅŸlemini gerçekleÅŸtireceÄŸimiz 6 adımlık bir bölüm açılacak, iÅŸlem kolayca buradan yapılacaktır. Burada e-posta göndereceÄŸimiz için E-posta Ä°letilerini seçiyoruz, diÄŸer seçeneklerde kullanım olarak hemen hemen burada anlatılanlardan farklı deÄŸildir.

Åžekil-3

Bir sonraki adımda mail merge yapılacak belgeyi soracak. Biz elimizdeki belgeyi kullanacağımız için Geçerli Belgeyi Kullan seçeneÄŸini iÅŸaretleyip devam edeceÄŸiz. Åžablon veya daha önceden hazırladığınız bir belgede kullanabilirsiniz.

Bir sonraki adımda adres veri tabanımızı seçeceÄŸiz. Burada benim tavsiyem varsa Outlook adres defteri kullanmak ya da bir Excel dosyasında oluÅŸturacağınız veri tabanını kullanmak. Ben burada Outlook Adres Defteri üzerinden gideceÄŸim. Outlook da birden fazla adres defteriniz varsa size gelen listeden seçmelisiniz ve bir sonraki adıma geçmelisiniz.

Åžekil-4

Bir sonraki adıma geçtiÄŸinizde aÅŸağıda ki kontrol ekranı gelecek. Buradan seçtiÄŸiniz adres defterindeki kiÅŸiler listelenecek. Bilgilerin doÄŸru olduÄŸuna ve tüm alıcıların iÅŸaretli olduÄŸuna emin olun.

Åžekil-5

Bu bölüm çok önemli. Postamızda mail merge in nimetlerinden faydalanma zamanı geldi. Burada hangi bölümlere veri tabanından bilgi aktarılacaksa onları seçiyoruz. Burada ben mektubumda SAYIN kelimesinden sonra göndereceÄŸim kiÅŸinin Adı ve Soyad’ının gelmesini istediÄŸim için bu alanları ekliyorum. Bunun için ilk önce Sayın kelimesine bir boÅŸluk bırakıyorum ve Cursor’un orada kalmasını saÄŸlıyorum. Sonra Ek ÖÄŸeler bölümünden First ile adını seçip ekle diyorum ve Kapat diyorum. Sonra gelen <> alanına bir boÅŸluk veriyorum ve Ek ÖÄŸeler den Last ile soyadını ekliyorum ve Kapat ile menüyü kapatıyorum. Görünüm aÅŸağıdaki gibi. Bir sonraki ön izleme alanına geçebilirsiniz.

Åžekil-6

Bir sonraki aÅŸamada postanızın ön izlemesini ilk adres için göreceksiniz. Ä°sterseniz Alıcı butonu ile diÄŸer alıcıları kontrol edebilirsiniz. Ön izleme yaptıktan sonra son adıma geçebilirsiniz.

Åžekil-7

Åžekil-8

Åžekil-9

Åžekil-10

Son ekranda BirleÅŸtir butonunun altındaki E-posta linkine tıkladığınızda E-postayla BirleÅŸtir menüsü gelecek. Bu bölümünde kime bölümüne Email Adres field ını seçin. Konuya istediÄŸiniz Konu BaÅŸlığını seçin, posta biçimi olarak HTML tercih edin ve Tümü seçili iken Tamam’a basın.

Åžekil-11

Tamam dedikten sonra belgeniz ilgili alıcılara Outlook tarafından gönderilecektir. Takibini Outlook ta giden kutusu ve gönderilmiÅŸ öÄŸelerden yapabilirsiniz.

Not: Outlook tan gönderirken BaÅŸka bir program sizin yerinize mail göndermek istiyor gibi bir hata alabilirsiniz bunun için http://www.contextmagic.com/express-clickyes/ adresindeki ufak programı yükleyip çalıştırabilirsiniz. Program sizin yerinize otomatik olarak Evet diyecektir. Ä°lgili hata mesajlarıda sayfada bulunuyor.

Not: Ayrıca Mail Merge yapabilmek için mutlaka Word ve Outlook sürümleri birbirleri ile aynı sürüm ve dil özelliklerine sahip olmalıdır.