Word ve Excel belgelerinin yazdırılamaması, kopyalanamaması, ekran görüntüsünün alınamaması vs. gibi sınırlandırmaların yapılabilmesi için Office 2003 ile beraber gelen IRM özelliÄŸi kullanılabilir. Bunu yapabilmek için;

1. Ücretsiz .Net hesabı kullanılabilir ki bu hizmet sınırlı imkanlar ve süre sunar.

2. Windows 2003 Server üzerinde RMS server kullanılabilir.

Bu belge üzerinde 1. yöntemin uygulamasını göreceÄŸiz.

Word üzerinde IRM uygulaması (Excel üzerinde de geçerlidir.)

1. Word üzerinde belgemizi hazırlamayı tamamladıktan sonra File menüsünden Permissions seçeneÄŸine gelip Restrict permissions as seçeneÄŸini iÅŸaretliyoruz.

Åžekil-1

2. Karşımıza gelen ekranda belge üzerinde sınırlama yapacak yani belgenin sahibi konumunda olacak .Net hesabını belirtmeliyiz. Bu hizmeti ücretsiz olarak kullanacağımız için ayarları ekran görüntüsünde ki gibi yapacağız.

Åžekil-2

3. Bir sonra ki ekran da kullanacağımız .Net hesabı zaten mevcutsa bunu belirteceÄŸiz, eÄŸer mevcut deÄŸil ise ikinci seçenekten devam edebiliriz. Biz zaten var olan bir hesabı kullanacağız.

Åžekil-3

4. Bir sonraki ekranda oturum açacağımız .Net hesabını ve parolasını yazıyoruz.

Åžekil-4

5. Bir Sonraki ekranda ise IRM özelliklerini kullanacağımız yine aynı .Net hesabı ve parolasını belirtiyoruz.

Åžekil-5

6. Bir sonra ki ekranda IRM için kullanılacak sertifika türünü tercih etmeliyiz. Standart tür sertifika seçersek MS in belirlediÄŸi süre boyunca bu sertifika kullanılabilir olacaktır, bu süre içerisinde tekrar tekrar sertifika yenileme iÅŸlemine gerek kalmamaktadır. Temporary sertifika ise sadece o anda üzerinde çalışılan belge için geçerli olup, diÄŸer belgeler için yukarıda ki prosedür tekrar uygulanmalıdır.

Åžekil-6

7. Bir sonraki adımda sertifika sunucudan sisteminize yüklenir.

Åžekil-7

8. Son adımda iÅŸlem tamamlanmıştır ve Finish butonu ile sonlandırabiliriz. Sonrasında sertifika ve oturum açma bilgilerinin doÄŸruluÄŸu sınanır.

Åžekil-8

Åžekil-9

9. Bu aÅŸamadan sonra File menüsünden Restrict permissions as menüsünü kullanarak izinler tanımlayabiliriz.

Åžekil-10

Bu ekranda iÅŸlem yaparken en üstte bulunan Restrict permission to this document ayar kutusu iÅŸaretli olmalı. Bu ekranda iki ana baÅŸlık altında izin verebiliyoruz;

Read: Bu izne sahip kullanıcılar belgeyi sadece görüntüleyebilirler, ama belge içeriÄŸini deÄŸiÅŸtiremez, kopyalayamaz ve yazdıramazlar.

Change: Bu izne sahip kullanıcılar belgeyi okuyabilir, düzenleyebilir ve deÄŸiÅŸiklikleri kaydedebilir ancak yazdıramaz.

Ä°leri düzey izinler için More Options butonuna basarak bir sonraki ekrana geçebiliriz.

10. More Options ekranında belge için izin verdiÄŸimiz tüm kullanıcıları görüntüleyebilir, yeni kullanıcı ekleyebilir ya da  var olan kullanıcıları silebiliriz.

Åžekil-11

Ayrıca bu ekran içerisinde belgenin hangi tarihe kadar geçerli olacağını belirleyebiliriz. Bu tarihten sonra belge açılmayacaktır. Print content seçeneÄŸi ile belgenin yazdırılabilmesine izin verebiliriz. Varsayılan olarak bu seçenek iÅŸaretsizdir. Ayrıca dosyalarda okuma izni olan kullanıcılara içeriÄŸi kopyalama izni de verebiliriz. Varsayılanda bu izinde iÅŸaretsizdir.

Bu ekranda da istediÄŸimiz düzenlemeleri yaptıktan sonra belgemizi kaydedip, kapatabiliriz.

NOT: Bu ekranda yapılan deÄŸiÅŸiklikler Tüm kullanıcıları kapsar. ÖrneÄŸin yazdırma izni verildiÄŸinde bu READ izni olan kullanıcılara da yazdırma izni verecektir.

BELGELERÄ°N DÄ°ÄžER KULLANICILARDA AÇILMASI

Bundan sonra ki aÅŸamada dosyamızı herhangi bir mail istemcisi ya da web mail üzerinden gönderebiliriz. GönderdiÄŸimiz kiÅŸiler bu dosyayı açmak istediklerinde dosya içeriÄŸinin sınırlandırıldığına dair bir uyarı alacaklardır. Bu uyarıdan sonra eÄŸer bilgisayarlarında Windows Rights Management Client (WRMC) yüklü deÄŸilse, bu yazılımın yüklenmesi için yönlendirecektir. 

Windows RM client’in son sürümünü Bu adresten bilgisayarınıza yüklenebilir.

WRMC sisteme bir kere yüklenmesi yeterli olacaktır. WRMC sisteme yüklendikten sonra belge açılmak istendiÄŸinde aÅŸağıdaki uyarı ekranı çıkacaktır.

Åžekil-12

Bu uyarıyı alıcı OK butonu ile geçtikten sonra 2 -3-4-5-6. adımlarda kimlik doÄŸrulama iÅŸlemlerini gerçekleÅŸtirmelidir.

Kimlik doÄŸrulama iÅŸlemlerinden sonra belge açılacaktır. Kullanıcı belgeyi izin verildiÄŸi ölçüde kullanabilecektir. Kullanıcı isterse izinlerini View my permissions linkine basarak görüntüleyebilir. AÅŸağıda iki farklı kullanıcı için farklı izinler görüntülenmiÅŸtir.

Åžekil-13

Åžekil-14

EÄŸer IRM ile eriÅŸimi sınırlandırılan belgeler SPS üzerinde ki web sitesi üzerine upload edilirse eriÅŸim yapmak isteyen kullanıcı yukarıda ki adımlardaki kimlik doÄŸrulama iÅŸlemlerinin aynısı gerçekleÅŸtirerek belgeleri açacaktır. EÄŸer kimlik doÄŸrulama bilgileri girilemezse belge açılmayacaktır.